摘要：

為(wèi)規範山西省湖北商會公文、印章、檔案、辦公用品管理(lǐ)，制(zhì)定本辦法。
1．
公文管理(lǐ)
1．1商會(huì)公文由秘書(shū)處統一管理(lǐ)。
1．2商會(huì)對內(nèi)對外印發公文必須由商會(huì)會(huì)長或秘書(shū)長簽發。簽發人(rén)應簽署明(míng)确的意見、姓名及時(shí)間(jiān)。
1．3商會(huì)發文由相關部門(mén)起草，經分管領導審核後送秘書(shū)長或會(huì)長簽發。領導簽發後由秘書(shū)處編号印發，并将簽批的發文稿連同兩份打印件正本立卷存檔。
1．4外來(lái)公文由秘書(shū)處統一簽收，然後根據來(lái)文內(nèi)容提出分辦意見，報分管領導審批後交有(yǒu)關部門(mén)辦理(lǐ)。需傳閱的文件，秘書(shū)處帖好傳閱單，認真做(zuò)好傳閱登記。機密文件嚴格按規定的範圍傳閱。
2．印章管理(lǐ)
2．1商會(huì)所有(yǒu)行(xíng)政公章均由秘書(shū)處确定專人(rén)保管。商會(huì)财務專用章和(hé)隸屬單位所有(yǒu)财務專用章由财務部确定一名人(rén)員保管。公章隻用于商會(huì)的公務活動，未經領導批準，保管人(rén)不得(de)擅自用印，不得(de)将公章私自帶出。公章保管人(rén)外出或休假，由商會(huì)領導另行(xíng)指定專人(rén)代管。
2．2因工作(zuò)需要蓋商會(huì)公章和(hé)下屬公司印章，必須填寫《印章使用審批表》，經商會(huì)秘書(shū)長或會(huì)長簽字同意後方可(kě)蓋章（凡秘書(shū)長、會(huì)長因故當時(shí)未簽，事後交秘書(shū)長或會(huì)長補簽，以便最後确認）。公章保管人(rén)應妥善保存《使用印章審批表》，以備查考。使用部室印章，由分管領導審核把關，隻允許在商會(huì)內(nèi)部業務範圍內(nèi)使用，不得(de)對商會(huì)以外使用。
2．3不得(de)在空(kōng)白憑條上(shàng)蓋章，特殊情況必須在空(kōng)白憑條上(shàng)蓋章的，必須經商會(huì)領導批準，由專人(rén)負責并在事後将使用情況作(zuò)出說明(míng)并作(zuò)書(shū)面備案。
3．檔案管理(lǐ)
3．1商會(huì)在各項工作(zuò)中形成的具有(yǒu)保存價值的文件材料都必須歸檔。除永久保存文檔外，其餘文檔保存年限為(wèi)3年。
3．2檔案由秘書(shū)處确定人(rén)員專人(rén)管理(lǐ)。檔案員要主動及時(shí)做(zuò)好清理(lǐ)、立卷、歸檔和(hé)統計(jì)工作(zuò)，防止檔案損壞、丢失，便于檢索查閱。
3．3檔案員要嚴格遵守國家(jiā)保密法和(hé)上(shàng)級有(yǒu)關保密的規定，嚴格保守秘密。凡洩密的，要視(shì)情節和(hé)後果追究責任。
3．4因工作(zuò)需要查閱資料，閱完應及時(shí)歸檔。借閱的，應做(zuò)好登記，按規定時(shí)間(jiān)歸檔。查閱機密資料，須經領導批準，并做(zuò)好保密工作(zuò)。
3．5對可(kě)銷毀的檔案，按《檔案法》及有(yǒu)關規定編制(zhì)銷毀清冊，經領導批準後集中銷毀。機密檔案按上(shàng)級規定和(hé)要求，及時(shí)回收或就地銷毀。
4．辦公用品管理(lǐ)
4．1商會(huì)所有(yǒu)辦公用品由财務部統一購置、登記入庫，财務部應确定專人(rén)管理(lǐ)倉庫。倉庫管理(lǐ)員外出，由财務部另行(xíng)指定專人(rén)代管。
4．2日常辦公用品實行(xíng)計(jì)劃管理(lǐ)，每半年由各部室提出使用計(jì)劃，經秘書(shū)處審核後逐級報秘書(shū)長審批，然後由财務部統一購置。計(jì)劃外購置專項辦公用品，要按照一事一報的原則，由使用部門(mén)提出，經秘書(shū)處審核後、逐級報商會(huì)會(huì)長審批，批準後交由财務部購買。未經領導批準擅自購買辦公用品的，不予報銷。
4．3購買辦公用品原則上(shàng)不使用現金。日常辦公用品，要在保證質量、保證辦公需要的前提下，本着節約方便的原則，大(dà)批量的找批發商送貨，小(xiǎo)批量到正規商店(diàn)購買。
4．4辦公用品的發放統一管理(lǐ)。各部門(mén)領用辦公用品，應列出清單，經本部門(mén)領導簽字同意後到秘書(shū)處領取領用單，憑領用單到财務部倉庫領取。應做(zuò)好發放登記，财務部應做(zuò)好出庫登記，上(shàng)報領導。對已經發放的辦公用品每季度做(zuò)到共同核銷一次。
4．5商會(huì)傳真機、複印機隻用于自身工作(zuò)需要，不得(de)對外借用。特殊情況需向外借用的，須經分管領導批準。
4．6因工作(zuò)需要使用傳真機和(hé)複印機，需經部室領導批準。工作(zuò)人(rén)員不得(de)擅自複印和(hé)傳真與工作(zuò)無關的材料，否則費用自負。